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¿Cómo trabajar mejor y ser más eficiente?

enterapia - junio 21, 2021

formas de ser más eficiente

Trabajar, evidentemente, es parte fundamental de tu vida y de tu desarrollo como ser humano, e indudablemente esta es una esfera que traspasa todas las áreas de tu vida. Con frecuencia, la disciplina y eficiencia que tienes a nivel laboral, la tienes en cuenta para desarrollar y poner en orden tu vida personal. Por eso, es completamente necesario desarrollar estas habilidades en esos ámbitos de tu vida.

Con el propósito de poner  en práctica consejos que te ayuden a mejorar tu eficiencia, decidimos crear esta nueva entrada a nuestro blog, en la que encontrarás los mejores tips y consejos para hacer de esta habilidad una aliada que te ayude a tener mayor control de tu vida y tus tareas.

Eficiencia y productividad

Antes de cualquier otra cosa, es importante entender que la productividad va ligada de forma directa a la cantidad y a los tiempos de producción, mientras que la eficiencia corresponde a la calidad, es decir, hacer lo más con lo menos posible.

La definición anterior nos muestra claramente, que la eficiencia es un sacrificio, por decirlo de algún modo,   que hacen las empresas con el único fin de poner la calidad del trabajo final por encima de la cantidad de trabajo que podrían realizar si hicieran un trabajo de menor calidad.

¿Qué significa entregar un trabajo de calidad? Sí, sabemos que esto es lo que te estás preguntando justo en este momento, y la respuesta es: depende del área en que labores, pues la calidad está ligada al valor o plus diferenciador, que básicamente responde a la pregunta ¿qué diferencia a tu trabajo del de los demás?

Una vez hayas definido cuál es tu plus y lo incorpores al resultado final del trabajo que estás realizando, vas a empezar a ver cómo tus clientes, jefes o compañeros de trabajo, ven lo diferente que es tu resultado comparado con el de alguien que solo hace sus tareas con el fin de cumplir con sus pendientes diarios y no dejar nada para el día siguiente.

 

¿Cómo saber si eres eficiente?

Vamos a desarrollar este cuestionario, por medio de una pequeña prueba que te ayudará a encontrar la respuesta más pertinente y te permitirá conocer si eres eficiente y en qué escala.

La dinámica es la siguiente: en el cuadro que vas a ver a continuación, encontrarás una serie de preguntas que debes calificar según la siguiente puntuación:

  1. muy malo.

  2. malo.

  3. regular.

  4. bueno.

  5. Muy bueno.

Una vez hayas respondido todas las preguntas (lógicamente con mucha honestidad), deberás sumar todos los puntos y al finalizar encontrarás los resultados según el caso ¿Empezamos?

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¿Te gusta aprender y mantenerte actualizado en tu área de trabajo?

     

¿Siempre buscas innovar en tu trabajo según tus nuevos conocimientos adquiridos?

     

¿Piensas en cómo mejorar en el futuro?

     

¿Realizas tus tareas diarias con dedicación y esmero?

     

¿Te importa más la calidad que la cantidad?

     

¿Equilibras tu familia, tus amigos, tu trabajo y el descanso?

     

¿Disfrutas del trabajo en equipo y te rodeas de personas que te aporten y te ayuden a ser mejor?

     

¿Confías en tu trabajo y sabes que eres bueno en lo que haces?

     

¿Basas tus objetivos y metas en resultados realistas que ya has obtenido antes?

     

¿Haces buen uso del tiempo y distribuyes tus tareas de manera organizada?

     

¿Respondiste con honestidad a todas las preguntas anteriores? Pues bueno, aquí están los resultados:

  • Entre 40 y 50 puntos: la eficiencia es un hábito en tu vida, solo debes trabajar en mantenerlo, sabes que la calidad de tu trabajo está por encima de la cantidad de tareas que debes desarrollar a diario, reconoces tus habilidades, sabes en qué marcas la diferencia y sobre todo, sabes incorporarlo en cualquier otra área de tu vida.

  • Entre 30 y 40 puntos: tienes un muy buen panorama por delante y estás mucho más cerca de alcanzar la eficiencia, de hecho, estás a un solo paso, son muy pocos los hábitos que debes empezar a incorporar en tu rutina para que el cambio realmente perdure en el tiempo.

  • Entre 20 y 30 puntos: un poco de esfuerzo te ayudará a marcar la diferencia, no desistas y trabaja en esos puntos en los que aún eres débil. Te aseguramos que la recompensa que tendrás será mucho más gratificante de lo que piensas.

  • Entre 10 y 20 puntos: tienes algunas bases para ser eficiente, pero aún debes trabajar mucho para marcar la diferencia. Puede suceder que por el afán del día a día solo quieras terminar tus tareas, sin detenerte a pensar en la calidad de lo que estás entregando. Sigues poniendo cantidad por encima de calidad, ¿lo habías notado?
  • Menos de 10 puntos: aún te falta mucho para lograr ser eficiente, pero tranquilo, pensando únicamente en ti desarrollaremos el siguiente punto. En el que aprenderás los hábitos que necesitas saber para que la eficiencia llegue a tu vida.

Y si ya eres eficiente, estos hábitos también te serán de muy útiles, pues te ayudarán a preservar este comportamiento en tu vida y a mantener un rendimiento óptimo en tus tareas diarias.

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Hábitos para ser más eficiente

La única forma de alcanzar las metas que tienes en mente, es estableciendo hábitos que te permitan llegar hasta ese punto. Por eso, si tu propósito es ser más eficiente, este consejo no es la excepción, pues tendrás que realizar cambios en tu vida y en tu rutina diaria con el fin de hacer de la eficiencia uno de los comportamientos más presentes en tus días.

Antes que nada, es bueno hacer un recuento de lo que es un hábito, porque solo así podrás tomar conciencia de la importancia de este en tu vida. Un hábito es un comportamiento que se convierte en algo natural para ti, que en un principio requiere disciplina y constancia, pero ya, después de mucha práctica, logras convertirlo en parte de tu cotidianidad.

Entre los hábitos más comunes, puedes encontrar:

  • Leer.

  • Hacer actividad física.

  • Tener una rutina de skincare

  • El orden.

  • Orar o meditar.

  • La planeación de tus tareas diarias.

A esta definición, puedes sumarle comportamientos que para ti son normales, mientras que para alguien más pueden convertirse en un verdadero dolor de cabeza. Un hábito está hecho de práctica y de repetición, por eso es importante que cumplas con lo que te propones y que no saques excusas para evitarlo. Recuerda que la disciplina en los siguientes hábitos es lo único que te ayudará a alcanzar la eficiencia o a mejorarla.

Lo primero que debes saber, es que vamos a distribuir los hábitos para ser más eficiente en diferentes aspectos de tu vida diaria, pues de nada sirve que nos enfoquemos únicamente en la parte laboral si las demás áreas son un completo descontrol. Así que empecemos:

Hábitos para ser más eficiente con tu tiempo

La vida está hecha de equilibrio y el tiempo es el medio que te permite cumplir con todas tus metas de vida, si este colapsa, no vas a poder cumplir con nada de lo que tienes en mente. Así que:

  • Inicia tu día con las tareas más fáciles de ejecutar.

  • Establece una rutina diaria, despertarse todos los días a la misma hora es un buen punto de partida.

  • No tengas reuniones que sean poco aportantes, cuando decidas reunirte con alguien, que sea porque realmente requieres de mucho tiempo juntos para encontrar soluciones acertadas.

  • Termina tus tareas diarias en orden de prioridades, dejando espacios entre tarea y tarea para comer algo nutritivo, estirarte, llamar a casa o conversar.

 

Hábitos para ser más eficiente con tu alimentación

La alimentación es la fuente de energía de tu cuerpo, por eso, necesitas proporcionarle la cantidad de nutrientes que necesita para poder cumplir con todos tus pendientes sin debilitarse. En este punto es importante que tengas en cuenta:

  • Ten una dieta establecida, incorporando en ella alimentos que te permitan nutrirte sanamente.
  • Come alimentos saludables, pero deja pequeños espacios para comerte una pizza a mitad de semana, seguro la vas a necesitar.
  • Come en calma, por eso, define estos horarios dentro de tu planeación diaria, no hay nada peor que comer contra reloj.

 

Hábitos para ser más eficiente con tu mente

En el camino para ser más eficiente, el equilibrio de tu mente es fundamental, pues esta es el centro de todo y mantenerla en balance con tus objetivos y metas, te ayudará a ser más asertivo en las decisiones que tomas diariamente. Así que, en este punto, es importante que tengas en cuenta:

  • Identifica la regla de 80/20, es decir, ¿qué 20% de tu trabajo produce el 80% de tus resultados?, de esta forma vas a poder definir tus prioridades de una manera más acertada.

  • Elimina decisiones poco importantes como por ejemplo: qué ropa ponerte, destina la noche para elegir el outfit del siguiente día y de seguro tu día iniciará con un dolor de cabeza menos.

  • Aprende a ignorar o dejar pasar lo que no es importante, a veces pierdes demasiado tiempo en problemas que no tendrán solución o en situaciones que puedes delegar a alguien más.

  • Trata a tu tiempo como si fuera oro, es tu tesoro más preciado, pues de su buen uso dependerá el fracaso o el éxito de todas las metas que te has establecido.

Convertir en hábitos cada uno de los puntos anteriores, te será de gran utilidad para darle calidad a tu trabajo, a tu vida y a tu cuerpo. Una vida balanceada es el primer paso para unas metas a futuro cumplidas y que perdurarán en el tiempo.

Otros hábitos que también puedes tener en cuenta para ser más eficiente son:

  • Visualiza el resultado final de tu producto, esto te ayudará a creer con firmeza en lo que estás haciendo.

  • Si tienes una duda o inquietud, sé decisivo y asume que estás en lo correcto, esto te ayudará a ser más productivo y eficiente.

  • Si te sientes bloqueado, haz un mapa mental en donde pongas todos los problemas y posibles soluciones, esto te ayudará a aclarar tu panorama.

  • Prepara todo lo que puedas desde la noche anterior (como la ropa, la lonchera y el bolso con todas tus cosas) te aseguramos que este simple ejercicio te ahorrará varias horas de tu jornada.

 

4 Apps para ser eficiente

Ahora, para finalizar, te recomendamos algunas apps que te ayudarán a ser más eficiente en tu trabajo. El objetivo principal de las aplicaciones que te mencionaremos a continuación, es hacerte la vida más simple y facilitarte algunos puntos importantes para la eficiencia como lo son: el tiempo, tener todo a la mano, la planeación y la salud.

¿Preparado para tener estas aplicaciones en tu móvil?

  1. Trello o Asana: organiza tus tareas y las de tu equipo de trabajo, haz seguimiento a cada una de ellas y mantente al tanto de lo que hace cada uno de tus compañeros. Sólo así podrás saber qué tan cerca te encuentras de la meta que has establecido y qué tan eficientes son los demás con sus entregas y pendientes.

  1. Google docs:ten todo a la mano, ordena todo por carpetas y déjalo en la nube, solo así vas a poder acceder a la información que necesitas en el momento preciso. Además, no tendrás la preocupación de haber dejado una información importante en casa o en la oficina y deberás esperar hasta el día siguiente, o devolverte, para poder recuperarla.

  1. Toggi: ¿Qué tiempo quieres invertir en la actividad que estás ejecutando? Tener control del tiempo de ejecución de tus pendientes es crucial para organizar tu día, esta herramienta te puede ser de gran ayuda si tu propósito es ser eficiente y productivo al mismo tiempo.

  1. Google Fit: controla tu salud y el comportamiento de tu cuerpo durante la actividad física. Hacerlo te ayudará a saber qué tiempo estás dedicando para ti y cómo poco a poco vas disciplinándote en esta área.

No olvides que la eficiencia es la capacidad de entregar trabajos de calidad que generen recordación, sin embargo, esto no significa que puedas tomarte todo el tiempo que gustes en desarrollarla, pues también es importante, por no decir necesario, que dediques un tiempo prudente a su ejecución.

Tu misión al ser eficiente es hacer un buen trabajo en un tiempo determinado, que lógicamente vas a definir tú, pero también es importante que no afecte el desarrollo de otros pendientes que puedan surgir.

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